Ordnertypen
Im Gegensatz zu Ihrem Windows-Dateiexplorer unterstützt Poolarserver drei Arten von Ordnern bzw. Verzeichnissen, die jeweils verschiedene Eigenschaften besitzen. Um die verschiedenen Ordnertypen leicht unterscheiden zu können, haben diese verschiedene Farben. Es gibt blaue und gelbe Verzeichnisse, wie sie beispielhaft in der folgenden Abbildung dargestellt sind.
Blaue Ordner:
Die blauen Ordner sind die "Standardordner" von Poolarserver. Ordner können von Benutzern mit Administratorrechten in jedem Projektraum in beliebiger Anzahl angelegt werden. Der Ordner "40-design team only" in der oberen Abbildung ist z.B. ein vordefinierter Ordner. Sobald ein Benutzer eine oder mehrere Dateien in diesen Ordner hochlädt, legt Poolarserver automatisch einen Unterordner mit dem Namen des Einstellers an. In diesen Ordner legt Poolarserver automatisch einen weiteren Unterordner an, dessen Name nun aus dem aktuellen Tagesdatum und dem beim Upload für das Package angegebenen Namen besteht. In dieses Unterverzeichnis werden wiederum die hochgeladenen Dateien eingestellt.
Blaue Ordner haben dadurch den Vorteil, dass eingestellten Dateien in den vordefinierten Ordnern zuerst nach dem Einsteller und dann nach dem Datum sortiert werden. Auf diese Weise kann schnell und einfach nach einzelnen Daten gesucht werden. Sie müssen dafür nur wissen, wer diese Daten hochgeladen hat und wann dies in etwa war.
Gelbe Ordner:
Gelbe Ordner unterscheiden sich von den blauen Ordnern dadurch, dass beim Einstellen zwar ein Unterordner mit dem Namen des Einstellers erzeugt wird, eine Unterteilung nach dem Einstelldatum und dem Betreff jedoch entfällt. Mit anderen Worten: Alle von einem Benutzer eingestellten Dateien liegen in einem Ordner, der mit dem Namen des Einstellers bezeichnet ist. Darüber hinaus verfügen die gelben Ordner eine integrierte Versionskontrolle. D.h., wenn eine Datei in einen gelben Ordner hochgeladen wurde und eine zweite Datei vom gleichen Benutzer in den selben Ordner hochgeladen wird, wird die alte Datei indexiert. Die neue Datei nimmt dadurch die Stelle der alten Datei an. Die alte Datei wird dadurch ausgeblendet und für den Benutzer unsichtbar. Falls mehrere Versionen einer Datei im gleichen gelben Verzeichnis liegen, wird dies durch den Index angezeigt. Ein weiterer großer Vorteil von gelben Ordnern ist, dass Dokumente mit vordefinierter Dateinamenskonvention von Poolarserver automatisch in Verzeichnisse einsortiert werden können.
Dies funktioniert nach folgendem Prinzip:
1. Es wird festgelegt, um welchen Benutzer es sich handelt
2. Es wird ein Muster definiert, das eine bestimmte Art von Dateinamen beschreibt
3. Diesem Muster wird ein Ordner zugewiesen
Nach diesen Regeln werden die Dateien eingeordnet. Die Ordner werden dabei nach Bedarf erzeugt. Es ist also genau umgekehrt wie im Explorer – dort wird ein Ordner angelegt und die Daten anschließend in diesen Ordner kopiert. In den gelben Ordnern erzeugen sich die Dateien nach vorgegebenen Regeln die für sich notwendigen Ordner.
Muster
Die Muster werden im einfachsten Fall mit * und ? beschrieben. Beispielweise:
Datei: 20302-ag-00-03-0.dwg
Passendes Muster: 20302-ag-00-??-?.dwg
Wenn die Anzahl der Zeichen beliebig sein soll, dann wird als Platzhalter das Zeichen * benutzt.
Datei: 20302-as-00-6-7-9-0.dwg
Passendes Muster: 20302-as-00-*.dwg
Damit werden alle Dateien mit dem Namen 20302-as-00- gefunden, unabhängig davon welche Nummern nachfolgen.
Muster können noch wesentlich komplexer werden, so kann z.B. festgelegt werden, dass an einer bestimmten Stelle nur Zahlen stehen dürfen, oder nur bestimmte Buchstaben. Siehe „komplexere Muster“ weiter unten auf dieser Hilfeseite. Außerdem können Indexinformationen aus einem Dateinamen herausgefiltert werden. Weitere Informationen hierzu ebenfalls im folgenden Text unter „Teile von Dateinamen“.
Regeln für Unterordner
Nachdem Muster definiert sind, können damit automatisch Unterordner erstellt werden. Wenn z.B. bestimmte Grundrisse der Architekten in einen bestimmten Unterordner verschoben werden sollen, benötigt Poolarserver drei Informationen:
Mitglied: Architekten
Passendes Muster: 20302-ag-00-??-?.dwg
In Ordner: 1-Grundrisse 1:100
Dies wird in der folgenden Form beschrieben:
Der Text kann wie oben dargestellt eingegeben werden oder auch einfach in einer Zeile geschrieben werden:
Architekten
Natürlich sieht das im ersten Moment gefährlich aus. Sorry! Diese Syntax hat aber den Vorteil gegenüber einer Eingabe mittels Masken, da Zeilen ganz einfach mit Strg+C und Strg+V kopiert werden können, weshalb wir uns für diese Art der Definition entschieden haben.
Die Syntax heißt XML und erinnert an die Syntax von Web-Seiten.
Schritt-für-Schritt Anleitung
Die Regeln werden im Tab Unterordner verwaltet:
Dort die Regeln in der Syntax wie oben beschrieben eingeben und auf "Save" klicken. Daraufhin werden die vorhandenen Dateien anhand der Regeln einsortiert. Dateien, auf die keine Regel angewendet werden kann, landen im Wurzelverzeichnis des Ordners "Architekten". Kommen für eine Datei mehrere Regeln in Frage, gilt die immer erste.
Wichtig: Das Einsortieren kann beliebig oft passieren, d.h. Regeln können jederzeit angepasst werde. Die Dateien werden dann einfach neu einsortiert. Es versteht sich von selbst, dass Änderung eher in den Abendstunden gemacht werden sollen, wenn keine Benutzer darauf zugreifen.